كيف قللت شركة اورنج بيد آند باث 75% من وقت إعداد مسيرات الرواتب؟

تختص شركة زهر البرتقال، المالكة للعلامة التجارية اورنج بيد & باث (Orange Bed & Bath)، في تقديم منتجات متميزة لقطاع التجزئة والمستلزمات المنزلية في المملكة العربية السعودية، بدأت في مدينة جدة عام 2002 وسرعان ما توسّعت خلال السنوات الماضية إلى أكثر من 50 متجر في 20 مدينة في المملكة.

التحديات: هل يمكنك إخبارنا عن أبرز الاحتياجات والتحديات التي كانت تواجهكم؟

كأي شركة في مراحل النمو والتوسّع، واجهنا تحديات مثل:

• صعوبة إدارة شؤون الموظفين: مع التوسّع وازدياد عدد الموظفين وتنوع احتياجاتهم؛ يزيد الضغط والمسؤولية على فرق الموارد البشرية.

• إهدار الوقت في إعداد الرواتب: كان الفريق يقضي وقتاً طويلاً في معالجة الرواتب يدوياً لأكثر من مئة موظف شهرياً.

• عدم تكامل العمليات: غياب التكامل بين الإدارات والعمليات، كإدارة الحضور والإجازات والتعقيد الناتج عن جداول العمل المتغيرة، أدى إلى تكرار الأخطاء وتأخير الإجراءات.

الأهداف: لماذا قررتم استخدام نظام لإدارة الموارد البشرية؟

• زيادة الكفاءة والإنتاجية من خلال أتمتة العمليات الروتينية

• تعزيز الامتثال للقوانين

• تحسين تجربة الموظف ومشاركته في بيئة العمل

«تشتت التركيز والموارد يعيق النمو واستدامة العمل، لذلك نبحث دائماً عن طرق لزيادة الكفاءة التشغيلية وتوفير بيئة تزيد من إنتاجية كل فرد وتركيزه وجودة حياته العملية، وهذا ما دفعنا للاستثمار في نظام لإدارة الموارد البشرية».

الحلول: كيف ساعدكم نظام جسر في تجاوز تلك التحديات؟

«عند البحث عن حلول للتحديات التشغيلية والإدارية، وجدنا في نظام جسر لإدارة الموارد البشرية الشريك الأمثل لدعم النمو وتحسين العمليات وزيادة الكفاءة، وفّر النظام لنا حلولًا متكاملة تتناسب مع احتياجاتنا الخاصة في قطاع عملنا».

1. أتمتة إعداد مسيرات الرواتب بدقة وسرعة

تعد الرواتب واحدة من أكبر التحديات التي تواجه الشركات في قطاع التجزئة، حيث أشار الأستاذ أحمد إلى أن فريق الموارد البشرية كان يقضي ساعات طويلة شهرياً في إعداد كشوفات الرواتب مع معالجة تعقيدات مثل الحوافز والمكافآت والخصومات، مما يزيد من خطر الأخطاء ويؤثر على دقة العمليات.

وكان غياب التكامل بين الأنظمة يشكّل عائقًا آخر، فعمليات الإدخال اليدوي للبيانات بين الأنظمة المختلفة كانت تسبب تأخيرات وأخطاء متكررة، مما أثر سلبًا على كفاءة العمليات اليومية.

وباستخدام نظام جسر، أصبح إعداد كشوف الرواتب الشهري أمرًا سريعًا ودقيقًا، فكل العمليات المرتبطة بالرواتب -من الحضور والانصراف، إلى الإجازات والاستقطاعات- تُحتسب تلقائيًا بالإضافة إلى التكامل مع البنوك والمنصات الحكومية مثل مُدد والتأمينات الاجتماعية، مما قلَّل الوقت اللازم لإعداد مسيرات الرواتب بأكثر من 75%.

«نظام جسر سهّل علينا ربط كل بيانات الموظفين مع الرواتب، مما قلل الأخطاء وضمن لنا الامتثال لنظام حماية الأجور (WPS)».

2. إدارة الحضور والانصراف

مع توسّع الشركة وزيادة عدد العاملين فيها إلى أكثر من 100 موظف موزعين على 20 مدينة في المملكة، أصبحت إدارة شؤون الموظفين تحدياً كبيراً، «كان من الصعب متابعة جداول العمل المتغيرة لموظفينا، سواء كانوا بدوام كامل أو جزئي، وإدارة الحضور والانصراف يدويًا كان يستهلك وقتًا طويلًا من الفريق».

وفّر نظام جسر حلولاً متقدمة لإدارة الحضور والانصراف بشكل متكامل مع الأنظمة الإدارية الأخرى، كما ساعدنا في التعامل مع جداول العمل المتغيرة وإدارة جدولة الدوامات بسهولة، وهو ما كان يشكّل تحدياً كبيراً سابقاً.

بالإضافة إلى التحديات التشغيلية، أدركت الشركة أهمية تحسين تجربة الموظفين، «مع غياب الشفافية وسهولة الوصول إلى البيانات الشخصية، كانت هناك شكاوى من الموظفين أثرت على مستوى الرضا والإنتاجية، وهو ما عالجه نظام جسر من خلال الخدمة الذاتية للموظفين والتي تتيح لهم تسجيل حضورهم وطلب الإجازات أو أي طلب آخر والاطّلاع على سجل نشاطهم ووثائقهم، في أي وقت ومكان، دون تدخل مباشر من الإدارة».

3. الامتثال

التعامل مع قوانين العمل، مثل نظام حماية الأجور (WPS) والتأمينات الاجتماعية، كان يشكل تحديًا آخر. فأي تأخير أو خطأ في إعداد الرواتب أو تسوية المخالصات كان قد يعرض الشركة لغرامات مالية ويؤثر على رضا الموظفين. وساعدنا جسر في تعزيز الالتزام باللوائح كونه نظام سعودي 100% ومتوافق تماماً مع نظام العمل.

النتائج: كيف انعكس تأثير نظام جسر على أعمالكم؟

بعد استخدامنا لنظام جسر لإدارة الموارد البشرية، حققنا قفزات نوعية في الأداء على مستوى إدارة الموارد البشرية وكذلك الموظفين:

• تقليل الوقت المستغرق في إدارة العمليات الروتينية بنسبة 50% - 74%

• تقليل الوقت اللازم لإعداد كشوفات الرواتب بنسبة أكثر من 75%

• دعم اتخاذ القرارات من خلال البيانات الصحيحة

• تعزيز التواصل والإنتاجية وتحسين التعاون بين الفرق المختلفة والإدارة

«التكامل، وسهولة الاستخدام، والكفاءة التشغيلية هي ما دفعنا لاختيار نظام جسر. أردنا حلاً لا يساعدنا فقط في العمليات اليومية بل يرفع مستوى عملنا إلى مستوى إستراتيجي أكبر».

لماذا اخترت نظام جسر؟

«نظام جسر اختصر علينا الكثير من الوقت في إعداد مسيرات الرواتب، مما أدى إلى امتثالنا للأنظمة بدفع الرواتب في موعدها. كما ساهم كثيرًا في تسهيل إدارة الحضور والانصراف وتنظيم الإجازات السنوية للفريق، وكذلك إعداد مخالصات الإجازات ونهاية الخدمة بسرعة ودقة عالية».

— محمد أدهم، مدير الموارد البشرية، شركة زهر البرتقال