كيف قلّلت «رواد للخدمات الطبية» 50% من وقت إعداد مسير الرواتب؟

تأسّست شركة رواد للخدمات الطبية في عام 2017 برؤية طموحة لتقديم خدمات الرعاية الصحية المتكاملة وخدمات طب الأسنان وتوفير منتجات ذات جودة وفعالية متميزة من خلال التركيز على الاستثمار في البحث والتطوير والالتزام بأفضل الممارسات والمعايير المحلية والعالمية.

التحديات: هل يمكنك إخبارنا عن أبرز الاحتياجات والتحديات التي كانت تواجهكم؟

«قبل تطبيق نظام جسر، واجهتنا عدة تحديات رئيسية، كانت التعاملات تتم ورقيًا، ويضيع وقتنا وجهدنا في معالجة معاملات الموارد البشرية وليس تطوير الموارد البشرية»:

• إدارة طلبات الموظفين يدويًا، مما أدى إلى تأخير الاستجابات وضياع الكثير من الوقت في المهام الإدارية.

• مشكلات في إدارة الحضور والانصراف، خاصة مع تعدد الفروع ووجود مناوبات متغيرة.

• إعداد كشوف الرواتب يدويًا، مما تسبب في تأخير العمليات وزيادة نسبة الأخطاء.

• التعامل مع المستندات الورقية في إجراءات الموارد البشرية المختلفة، مما جعل العمليات أكثر تعقيدًا.

• عدم تكامل الأنظمة، حيث كان يجب تحديث المعلومات في أكثر من منصة، مما أدى إلى هدر الوقت والجهد.

هذه التحديات جعلت من الضروري البحث عن نظام متكامل وذكي يمكنه إدارة جميع العمليات وتبسيطها بكفاءة وسرعة.

الحلول: كيف ساعدكم نظام جسر في تجاوز التحديات؟

1. أتمتة عمليات الموارد البشرية بالكامل

كان أول قرار استراتيجي اتخذته رواد التخلص من العمليات الورقية والاعتماد على جسر لإدارة جميع الطلبات والعمليات الإدارية بما في ذلك:

• طلبات الموظفين أصبحت رقمية بالكامل، مما سهّل عمليات الموافقة والتتبع.

• أتمتة إجراءات التوظيف والترحيب بالموظفين الجدد، حيث يتم إرسال رسائل الترحيب وجدولة الاجتماعات تلقائيًا بمجرد إضافة الموظف إلى فريقه على جسر.

• متابعة المستندات وتجديد العقود إلكترونيًا، مما وفّر الكثير من الوقت والجهد.

• أتاحت لنا ميزة «سلسلة الموافقات» تسريع سير العمل

2. تحسين نظام الحضور والانصراف

مع وجود شفتات متغيرة وجدولة معقدة للمناوبات، كان من الضروري تطبيق نظام مرن ودقيق لإدارة الحضور والانصراف:

• أصبح بالإمكان تعديل الجداول الزمنية بسهولة وفقًا لمتطلبات العمل.

• تم توفير إمكانية تسجيل الحضور من عدة مواقع، مما أعطى مرونة للموظفين في مختلف الفروع.

• احتساب المتغيزات الشهرية، مثل ساعات العمل الإضافي، تلقائيًا، مما قلل من الأخطاء في الحسابات.

• تقارير فورية حول التزام الموظفين بالحضور، مما عزز الشفافية.

«كان من الصعب علينا تنظيم الحضور بسبب اختلاف مواعيد العمل بين العيادات، ولكن مع جسر أصبح الأمر أسهل».

3. إدارة الرواتب بسلاسة ودقة

«كانت عمليات إعداد الرواتب تستغرق أربعة إلى خمسة أيام، حيث كان يجب مراجعة الحضور يدويًا والتأكد من صحة البيانات مع كل فريق ومدير»، لكن بعد تطبيق جسر:

• أصبح إعداد الرواتب لا يستغرق أكثر من يومين.

• النظام يقوم بالتأكد من صحة البيانات تلقائيًا، مما قلّل من نسبة الأخطاء.

• أصبح هناك تكامل مباشر مع التأمينات الاجتماعية ومدد ونظام حماية الأجور والأنظمة المالية ذات الصلة، إذ يظهر نظام جسر تنبيهات وإشعارات فورية لتسهيل وضمان عمليات الامتثال.

4. تحسين تجربة الموظفين

لم تقتصر فوائد النظام على الإدارة فقط، بل انعكست على رضا الموظفين، حيث:

• أصبح بإمكان الموظفين تقديم طلباتهم عبر تطبيق الجوال من أي مكان ووقت دون الحاجة لمراجعة الإدارة.

• الردود على الطلبات أصبحت أسرع وأكثر شفافية.

• تسهيل عمليات الإجازات، والبدلات، والسلف مما جعل تجربة الموظف أكثر سلاسة.

5. دعم فني واستجابة سريعة

من الأمور التي ميّزت تجربة رواد مع جسر هي الدعم الفني السريع والاستجابة الفعّالة:

• وجود مدير حساب مخصص لمتابعة احتياجات الشركة.

• تحديثات مستمرة للنظام تلبي متطلبات العملاء.

• دعم فني متاح دائمًا لحل أي مشكلات تواجه الفريق.

يقول أ. خالد الوصابي: «دعم جسر لعملائها يتفوق على الكل، محليًا وعالميًا، وكذلك التطوير المستمر للمنتج وسرعة تلبية احتياجات العملاء».

ما هي أكثر ميزة أعجبتكم في جسر؟

«ميزتيّ الحضور والانصراف وطلبات الموظفين، إضافة إلى إمكانية تخصيص سير عمل الطلبات بما يناسبنا، كانا لهما تأثير كبير جدًا على عملنا».

النتائج: كيف انعكس تأثير نظام جسر على أعمالكم؟

«تثبت النتائج التي حقّقناها في شركة رواد تأثير نظام جسر على عملنا»، من ذلك:

• تقليل وقت إعداد كشوف الرواتب من 4-5 أيام إلى يومين أو يوم واحد فقط

• تحسين إدارة طلبات الموظفين وأتمتتها بعد أن كانت ورقية تأخذ وقت طويل

• دقة امتثال 100% بسبب التكامل مع الأنظمة

• ارتفع رضا الموظفين بشكل ملحوظ

لماذا اخترت نظام جسر؟

«أفضل نظام إدارة موارد بشرية متكامل في المنطقة مخصّص للشركات السعودية، ومناسب لكل الفرق، سهل ومرن ويُعتمد عليه».

— خالد الوصابي، مدير قسم الموارد البشرية، شركة رواد للخدمات الطبية