كيف أحدثت شركة الشمال التعليمية نقلة نوعية في كفاءة إدارة الموارد البشرية؟

تأسست شركة الشمال التعليمية للتعليم عام 2018 في منطقة الحدود الشمالية بالمملكة العربية السعودية، وهي متخصصة في تقديم برامج تعليم عالي الجودة وتعزيز البحث والابتكار، خاصة في المجال الطبي، يعمل بها أكثر من 200 موظف، برؤية طموحة لتعزيز المعرفة ودفع عجلة التطور في هذا القطاع الحيوي.

التحديات: هل يمكنك إخبارنا عن أبرز الاحتياجات والتحديات التي كانت تواجهكم؟

قبل تبني نظام جسر، واجهت شركة الشمال التعليمية عدة صعوبات تشغيلية وإدارية أعاقت الإنتاجية والنمو، منها:

• إدارة الحضور بكفاءة منخفضة: «كانت عملية إدارة الحضور والانصراف تستغرق وقتاً طويلاً في المتابعة»، ويشرح أ. خالد: «حيث كنّا نواجه مشاكل مع أجهزة البصمة التي كانت تتعطل أحياناً».

• تعقيد المهام الروتينية: إعداد مسيرات الرواتب وإدارة طلبات الموظفين والموافقات كانت تتم يدويًا، ما تسبب في تأخير كبير وضعف الكفاءة.

• ضعف التفاعل مع الموظفين: كان من الصعب على الموظفين الوصول إلى خدمات الموارد البشرية بسهولة، مما أثر على تجربتهم العامة ورضاهم.

• التحديات القانونية: ضمان الامتثال لأنظمة العمل أثناء إدارة فريق عمل متنامٍ كان معقدًا ومكلفًا من حيث الموارد.

الأهداف: لماذا اخترتم استخدام نظام لإدارة الموارد البشرية؟

أدركت شركة الشمال التعليمية الحاجة إلى نظام موارد بشرية متكامل يحقق الأهداف التالية:

• تحسين تجربة الموظف: تقديم منصة سهلة الاستخدام للموظفين لإدارة احتياجاتهم بسهولة.

• أتمتة المهام الروتينية: تقليل الوقت والجهد المبذول في العمليات اليومية، مما يسمح لفريق الموارد البشرية التركيز على المبادرات الإستراتيجية.

• رفع كفاءة العمليات: مركزية العمليات وتبسيطها لتحقيق دقة وسرعة أكبر.

• الامتثال للأنظمة: ضمان التوافق مع قوانين العمل السعودية باستخدام نظام مصمّم خصيصًا للسوق والتجارب المحليّة.

الحلول: كيف ساعدكم نظام جسر في تجاوز التحديات؟

«لم يكن لدينا نظام مختص لإدارة الموارد البشرية، ومعظم وقتنا كان يضيع في العمليات الروتينية ومتابعة الطلبات وتوقيع الاعتمادات. أعتقد أننا وُفّقنا في اختيار جسر الذي وفّر علينا وقت وجهد كبير جداً أتاح لنا التركيز على مهام ومشاريع أهم وأكثر تأثيراً».

قدّم نظام جسر لإدارة الموارد البشرية حلولاً شاملة عالجت تحديات الشركة بفعالية، مثل:

إدارة الحضور والانصراف بدقة

استبدل جسر الأنظمة التقليدية بأنظمة تعتمد على تطبيق الجوال لتتبع حضور الموظفين بشكل فوري، وألغى هذا الحل الأخطاء المرتبطة بالإدخال اليدوي وضمان معالجة سريعة لبيانات الحضور في مسيرات الرواتب.

يردف الأستاذ خالد بالقول: «كانت عملية إدارة الحضور والانصراف تأخذ وقت طويل في المتابعة والتأكّد من حضور الموظفين مع دورة مستندية ورقية طويلة، وإدخال نفس البيانات إلى مسير الرواتب ومراجعتها بشكل يدوي؛ ممّا يستغرق وقت وجهد كبيرين، الآن وفّر جسر علينا كل تلك الموارد المهدرة».

«إدارة الحضور والانصراف صارت أسهل بكثير الآن مع جسر، استبدلنا أنظمة الحضور القديمة ومعها أجهزة البصمة تماماً، ممّا قلّل الأخطاء بشكل كبير جداً، وربط كشوفات الحضور والانصراف مع مسيرات الرواتب فلم نعد بحاجة إلى مراجعة كل البيانات يدوياً».

إدارة الرواتب بسهولة كبيرة

ساعد النظام في أتمتة إعداد مسيرات الرواتب، وربطها بمنصات مالية بشكل مباشر، وعكس الخصومات الناتجة عن التأخير أو الغياب تلقائيًا، مما وفر ساعات من العمل اليدوي.

«يتميز جسر بمعالجة قوية جداً لموضوع الرواتب»، يؤكد أ. خالد: «خاصة مع ربط مسيرات الرواتب بالتأمينات الاجتماعية وغيرها من المنصات، نستطيع تفادي الأخطاء مثل أخطاء نظام حماية الأجور فوراً».

• تبسيط عملية إعداد مسير الرواتب إلى ثلاث خطوات فقط

• التكامل المباشر مع الأنظمة المالية والمحاسبية

• أتمتة احتساب الخصومات والبدلات

«قبل جسر، موضوع مسيرات الرواتب كان يأخذ وقت وجهد كبير في إعداده ومراجعته يدوياً، مع احتمالية أعلى للتأخير والخطأ، أمّا الآن الوضع اختلف فإدارة الموارد البشرية لم تعد تقريباً تشارك في هذه العملية إلّا في مرحلة الاعتماد والمراجعة».

مركزية إدارة الطلبات

يتم الآن تقديم طلبات الموظفين مثل الإجازات أو شهادات الرواتب أو السُلف عبر تطبيق جسر. يعمل النظام على أتمتة عملية الموافقة، مما يقلل الحاجة للأعمال الورقية والمتابعات المتكررة.

«نحن بيئة أكاديمية بالأصل، والموظفون يحتاجون إلى خدمات بمستوى عالٍ من الاحترافية»، يشرح أ. خالد: «مع جسر، أصبح بإمكان الأساتذة وأعضاء هيئة التدريس إدارة جميع طلباتهم ومعاملاتهم من خلال التطبيق، ولم يعد الموظف بحاجة إلى التشتت في المعاملات الورقية واليدوية بين الإدارات المختلفة كالسابق، كل شيء يتم لحظياً في مكان واحد».

• تقديم الطلبات إلكترونياً

• متابعة حالة الطلبات لحظياً

• الوصول للمستندات والخدمات في أي وقت

بالإضافة إلى ميزة الربط المحاسبي مع «أودو» ساعدنا كثيراً، فنستطيع الآن معرفة مراكز التكلفة الخاصة بالموظفين، ويتيح التكامل بين النظامين مركزية أكبر في صناعة القرارات، مثلاً بمجرد إضافة الموظف على جسر الموظف الجديد يتم عمل مزامنة مع نظام أودو عند المالية.

«يربط جسر فريق المالية وفريق HR، كما تعرف بعض معاملات الموظفين فيها جزء إداري وجزء مالية، مثل معاملات السلف تحتاج تعاون مع المالية لتسجيلها، لكن الآن الموظف يستطيع طلب سلفة بنفسه من خلال جسر والمالية هي من تتعامل مع الموضوع إما بالقبول أو الرفض، بصراحة توفّر وقت كبير وتعزز مركزية المعاملات في المؤسسة».

التكامل مع الأنظمة

يتيح تكامل جسر مع منصات حكومية، مثل مقيم لإدارة تصاريح الإقامة وتجديدها وغيرها من المتطلبات القانونية مباشرةً عبر النظام، مما يبسّط العمليات ويقلل الأخطاء.

ساعدنا جسر على الامتثال للقوانين والأنظمة في المملكة كونه متوافق معها ومبني بتجارب محلية وفق احتياجاتنا تحديداً، «فمثلاً، أي خطأ يقع على ملف الموظف يعطينا النظام تنبيه، إذا عدلت أجر موظف معين على سبيل المثال يأتي تنبيه فوري حول أثر هذا التغيير. يعني أقدر أقول قلّل نسبة الأخطاء بنسبة قد تصل إلى 100%».

تقارير وتحليلات متقدمة

يوفر النظام ميزات تقارير متطورة تسمح لفريق الموارد البشرية بإنتاج رؤى تفصيلية حول الحضور والرواتب وأداء الموظفين، مما يتيح اتخاذ قرارات صحيحة مبنية على بيانات دقيقة.

ما أكثر ميزة تفضلها في جسر؟

«تطبيق جسر للخدمة الذاتية للموظفين وسهولة تخصيص النظام لاحتايجاتنا، ساعدنا كثيراً في إدارة الطلبات وتعزيز تجربة الموظفين وتوفير وقتهم، لأن أي نظام في المؤسسة هدفه الأول تقديم تجربة أفضل للموظف».

«أنصح باستخدام جسر من خلال تجربتي العملية»، يختتم أ. خالد حديثه: «النظام قادر على خدمة الشركات الكبيرة والصغيرة على حد سواء. مع فريق الدعم المميز وإمكانيات التخصيص العالية، يقدم جسر حلاً متكاملاً يلبي احتياجات مختلف المؤسسات».

النتائج: كيف انعكس تأثير نظام جسر على أعمالكم؟

حقّق نظام جسر لإدارة الموارد البشرية نتائج مبهرة لشركة الشمال التعليمية:

• زيادة كبيرة في الكفاءة: ارتفعت كفاءة عمليات الموارد البشرية من 40٪ إلى أكثر من 80٪، مما أتاح للفريق التركيز على أولويات إستراتيجية بدلاً من المهام الإدارية الروتينية.

• توفير الوقت في إعداد الرواتب: أصبح إعداد مسيرات الرواتب، الذي كان يستغرق أيامًا، يتم في غضون ساعات، موفرًا 100٪ من الوقت المستغرق سابقًا.

• تحسين رضا الموظفين: يتمتع الموظفون الآن بتجربة سلسة مع الموارد البشرية، بدءًا من تتبع الحضور إلى استلام كشف الرواتب، حيث أصبحت جميع العمليات مركزية وسهلة الوصول.

• ضمان الامتثال: ضمنت التنبيهات التلقائية والتكاملات التوافق المستمر مع أنظمة العمل السعودية، مما قلل من المخاطر وزاد الثقة بالنظام.

لماذا اخترت نظام جسر؟

«أحدث نظام جسر نقلة نوعية في إدارة عمليات الموارد البشرية لدينا. أصبحت المهام التي كانت تستغرق أيامًا تُنجز خلال دقائق، مما أتاح لنا التركيز على الأهداف الإستراتيجية. من تتبع الحضور إلى أتمتة الرواتب، طوّرت جميع جوانب عمليات الموارد البشرية بشكل كبير. أوصي بشدة باستخدام جسر لأي منظمة تسعى للارتقاء بمستوى أداء مواردها البشرية».

— خالد عبد القادر، مشرف الموارد البشرية، شركة الشمال التعليمية