post_image
February 6, 2019

لماذا تحتاج شركتك إلى نظام لإدارة وأتمتة مسير الرواتب؟

أكثر الموارد أهمية لشركتك هم الأشخاص الذين يعملون بها، أو بالأحرى الموارد البشرية. لسنوات طويلة كانت الشركات تعتمد على النظام الورقي اليدوي والتقليدي في إدارة شؤون الموظفين وإعداد مُسير الرواتب.

ولكن مع اقتحام التقنية والفرص التي توفرها للشركات، أصبح التحول الرقمي أمر حتمي. إذا لم تقتنع بعد بحاجة شركتك لنظام فعّال لإدارة وأتمتة مسير الرواتب ومهام شؤون الموظفين، هذا المقال سيوضح لك.

توفير الوقت والمجهود

يقضي خبراء ومتخصصو الموارد البشرية أكثر من 30% من وقتهم في المهام الإدارية المُتكررة مثل إنشاء خطابات للموظفين، ومتابعة الإجازات والحضور والغياب، بجانب عملية إعداد مُسيّر الرواتب التي يستهلك إعدادها يدويًا الكثير من الوقت أيضًا نظرًا لوجود كم كبير من العمليات والمدخلات اللازمة لإعداد مُسير الرواتب مثل احتساب ساعات العمل الإضافي والبدلات. بينما توفر التقنية حلولاً قيّمة لأتمتة مثل هذه المهام.

الاستثمار في نظام جيد لإدارة مُسير الرواتب يُمكّنك من القيام بمهامك في وقت أقل ومن خلال عدة ضغطات زر، عن طريق أتمتة احتساب الكثير من المدخلات مثل خصم التأمينات الإجتماعية، وزيادة العمل الإضافي ومزامنة الحضور والغياب الكترونيًا مع أجهزتها وغيرها ثم دمجها مع مُسير الرواتب تلقائيًا. هذا بجانب توفير الوقت في إدارة المهام الأساسية لشؤون الموظفين من خلال دمج التقنية والتحول الرقمي وتوفير إمكانية الخدمة الذاتية للموظفين بواسطة تطبيقات الهواتف المحمولة.

زيادة الدقة وتقليل الأخطاء

عندما تقوم بإدخال أجور الموظفين وإدارتها يدويًا، هناك دائمًا احتمال حدوث خطأ بشري. فرضت مصلحة الضرائب الأمريكية 4.27 مليار دولار عقوبات على الشركات بسبب أخطاء في مستحقات وضرائب الموظفين لديهم. حدوث أخطاء مثل سوء التقدير في الضرائب، وتجاهل العناصر الخاضعة للضريبة، والاعتماد على معلومات غير دقيقة وأيضًا عدم الدراية بنظام العمل قد يكلّف شركتك الكثير من المال.

استخدام نظام مثل جسر لإدارة مُسير الرواتب يحد من الأخطاء البشرية مما يوفر تجربة أفضل للموظفين ويحفظ أموال الشركة ويعطي موظفيها حقوقهم مع ضمان دقة وتناسق الحسابات، مع التأكد من دفع الرواتب بالكامل اعتمادًا على معلومات ومدخلات أساسية مثل الراتب الأساسي والبدلات والعمل الإضافي والخصومات ووضعها في الاعتبار تلقائياً أثناء تشغيل مُسير الرواتب، مما يضمن عدم وجود أخطاء كارثية.

أيضًا، الأنظمة التي تتوافق مع نظام العمل داخل المملكة العربية السعودية مثل نظام جسر يتم تحديثها باستمرار حتى تتوافق بشكل مثالي مع القوانين واللوائح الجديدة لنظام العمل ووضعها في الاعتبار.

الحفاظ على الملفات والبيانات

الاحتفاظ بالسجلات اليدوية غالبًا ما يمثل أمرًا شاقًا لمتخصصي الموارد البشرية. استخدام ملفات وأماكن مختلفة لتخزين بيانات الموظف ليس غير آمنٍ فحسب، بل يحتاج أيضًا إلى الكثير من الوقت الثمين والجهد الذي يُمكن استغلاله في مهام أكثر اهمية. واحدة من أهم الميزات التي يحتاجها نظام إدارة مُسير الرواتب هي الأمان حيث يحتوي مسير الرواتب على بيانات حساسة جدًا، ويتم الاحتفاظ بها في سرية داخل هذه النظام ويمكن تخزينها اعتمادًا على الحوسبة السحابية بشكل آمن دون الحاجة إلى التعامل مع مئات النسخ الورقية بشكل شهري. وأيضًا إدارة صلاحيات الوصول إلى هذه البيانات من خلال النظام. فضلاً عن سهولة وسرعة الوصول الى المعلومة واسترجاعها على بعد ضغطات فقط.

بجانب أن الحوسبة السحابية توفر طبقة إضافية من الأمان لبيانات الشركة والموظفين، فهي أيضًا تُسهل الوصول إلى هذه البيانات سواء لفريق الموارد البشرية أو حتى الموظفين أنفسهم عند الحاجة، وأيضًا الحفاظ على مصادر الشركة مثل الأوراق والطباعة وحفظًا لموارد البيئة وحمايتها.

سهولة المزامنة والربط بالأنظمة التي تحتاجها

من المهم أن يتم الربط بفعّالية بين الأنظمة التي تستخدمها داخل شركتك، وأنظمة وبرامج مُسير الرواتب عادةً ما تأتي مع خيارات التكامل والمزامنة مع الأنظمة الأخرى والتي تساعد الشركات في توفير الوقت والمجهود في القيام بالمهام بشكل يدوي بدلاً من إعادة إدخالها في كل نظام على حدة، مما يُسهل التعاون الفعّال بين الأقسام والفرق المُختلفة داخل الشركة.

يمكن ربط أنظمة الموارد البشرية مثل نظام جسر مع أجهزة البصمة، ليقوم النظام برفع بصمات الموظفين مباشرة. ويمكن ربط النظام مع أكثر من جهاز بصمة لعدة فروع في نفس الوقت، مع واجهة سهلة للمستخدم، ويمكن أن يدعم نوبات متعددة في اليوم الواحد (ورديات)، فيساعد على تحسين أداء العمل واتخاذ القرارات، وهو ما يمكن فعله بسهولة من خلال نظام جسر.

كما يدعم نظام جسر إمكانية التكامل والدمج مع أنظمة خارجية مُتعددة ومعروفة مثل Microsoft Dynamics و Xero ويعمل معها كنظام واحد متكامل لإدارة الموارد البشرية بما يتناسب مع نظام العمل داخل المملكة.

اطلب نسخة تجريبية لنظام جسر