كيف تتغلب على تحديات الانتقال إلى نظام جديد لإدارة شؤون الموظفين؟
August 15, 2020

كيف تتغلب على تحديات الانتقال إلى نظام جديد لإدارة شؤون الموظفين؟

من الأسباب الرئيسية التي تمنع أصحاب الأعمال ومديري الموارد البشرية من الإنتقال إلى نظام رقمي لإدارة الموارد البشرية وشؤون الموظفين هي التحديات والعقبات التي تصاحب هذه الخطوة، وخصوصًا في البداية. وعلى الرغم من أن فترة التنفيذ تستغرق مدة تختلف بحسب طبيعة نظام الموارد البشرية وحجم المنشأة وغير ذلك، إلا أنها قد تصل إلى شهور طويلة. ولكن، ما هي التحديات الأساسية التي تجعل مهمة تطبيق واستخدام نظام للموارد البشرية بهذا التعقيد؟ هذا المقال يجاوب على ذلك.

ما هي عملية تنفيذ وإعداد نظام إدارة الموارد البشرية وشؤون الموظفين؟

بعد تعميد نظام/برنامج الموارد البشرية وشؤون الموظفين المناسب، الخطوة التالية قبل البدء في الاستخدام الفعلي هي عملية Implementation، والتي يساعد فيها فريق النظام المنشأة على الانتقال من نظام إدارة الموارد البشرية الحالي إلى نظام جديد، أو البدء في استخدام نظام للموارد البشرية لأول مرة. وعادة ما تنقسم هذه المرحلة إلى خطوتين: نقل بيانات المنشأة والموظفين إلى النظام الجديد، والتعريف التدريب على النظام.

في حين أن هذه العملية تبدو بسيطة، بما أنها تتكون من خطوتين فقط،إلا أنها تحمل بين طياتها ثلاث تحديّات أساسية تقف عائقًا أمام التنفيذ السلس والسريع للنظام، وتجعل بعض المنشآت تتوانى عن اتخاذ خطوة الانتقال إلى نظام جديد من الأساس. هذه التحديات هي: الوقت، والبيانات والتكلفة.

الوقت

ربما يكون التحدي الأكثر شيوعًا هو الوقت الذي يستغرقه التنفيذ والإعداد لنظام الموارد البشرية وشؤون الموظفين، وعادةً ما يعتقد العملاء أن هذه المهمة تستغرق يوم أو إثنين على الأكثر. لكن الحقيقة أن عملية التنفيذ تستغرق وقتًا أطول، وذلك ببساطة لأنه يتم خلالها وضع الأحجار الأساسية للنظام. وتشمل مهام هذه العملية: اجتماعات داخلية لفهم احتياجات المنشأة من النظام، ونقل وترحيل البيانات إلى النظام الجديد بشكل دقيق لتجنب الأخطاء، وكذلك إعداد السياسات والمتطلبات المختلفة بالتعاون مع فريق الإعداد الخاص بالنظام.

بالإضافة إلى ذلك، تشمل هذه الفترة العديد من الاجتماعات مع فرق الإعداد والتدريب بهدف شرح النظام، وتسهيل عملية الانتقال، وكذلك تدريب فريق الموارد البشرية على كيفية استخدام النظام. تستغرق عملية إعداد وتنفيذ النظام في كثير من الأحيان أكثر من شهر.

في نظام جسر، نفهم هذا التحدّي جيدًا، ونعمل مع عملائنا على إتمام عملية الإعداد والتنفيذ خلال ثلاث أسابيع. احصل على نسخة تجريبية الآن!

البيانات

التحدي التالي لإعداد وتنفيذ نظام إدارة الموارد البشرية وشؤون الموظفين هو البيانات. ربما تعتقد أن البيانات يبدو بسيطًا مثل تصدير الملفات من برنامجك الحالي وتحميلها إلى البرنامج الجديد - وفي حالات نادرة، يكون الأمر كذلك بالفعل - ولكنه غالبًا ما يتضمن جمع بيانات مختلفة بصيغ متنوعة، ويجب أولًا التحقق منها والتعامل معها بحرص وإعادة تنسيق عدة أنواع الملفات حتى يتمكن النظام الجديد من قراءتها.

يمثل هذا التحدي عائقًا بالتحديد للمنشآت التي تتحول من نظام ورقي تقليدي إلى نظام رقمي، حيث يتطلب الأمر جهد أكثر لنقل بيانات الموظفين والمنشأة. يتضمن إعداد نظام إدارة الموارد البشرية وشؤون الموظفين كل بيانات الموظفين والمنشآة التي يمكن تخيلها، بدءًا من الأسماء والمسميات الوظيفية وحتى معلومات التأمينات الاجتماعية والرواتب والمزايا؛ بالإضافة إلى الربط بالأنظمة الخارجية مثل أجهزة البصمة وبرامج المحاسبة إلخ… يعمل فريق تنفيذ وإعداد النظام جنبًا إلى جنب مع فريقك لضمان معالجة وإدارة البيانات بأكثر الطرق كفاءة وشمولية وفعالية، وتقديم الإرشاد لإتمام هذه العملية بأسرع وقت ودون أي أخطاء.

التكلفة

اتخاذ قرار الشراء يعد أهم العقبات بين المنشآت وبين الاعتماد على أنظمة فعّالة وسلسة لإدارة وتسهيل الموارد البشرية وشؤون الموظفين. بداية من محاولة مسؤول الموارد البشرية إلى إقناع أصحاب العمل ومديري المالية بالحاجة إلى نظام جديد، ناهيك عما إذا كان تنفيذ وإعداد النظام يستحق التكلفة الإضافية حيث أنه عادةً ما يتم إضافة تكلفة التنفيذ والإعداد إلى فاتورة الشراء.

وعلى الرغم من أن هذا التحدي قد يختلف من منشأة لأخرى اعتمادًا على حجم المنشأة وسياستها المالية، إلا أنه من المهم أن تتعامل المنشآت مع الأنظمة بشكل عام على أنها استثمار، وبالتالي يتوجب عليها دراسة العائد المتوقع على هذا الاستثمار، هل يستحق فعلًا دفع هذا المبلغ؟ إذا كانت الإجابة نعم، فستكون مهمة أقناع أصحاب القرار أسهل بكثير.

**[احص على نسخة تجريبية من نظام جسر الآن](jisr.net/ar/get_started)!**