post_image
March 23, 2020

دليل الشركات السعودية للعمل عن بعد بفعّالية

على الرغم من الإنتشار المتسارع لمفهوم العمل عن بعد، وزيادة الاعتماد عليه من قبل الشركات لما يوفره من مرونة وتقليل في المصادر المطلوبة؛ إلا أن العديد من الشركات ما تزال غير قادرة على التعامل بشكلّ فعّال مع الموظفين الذين يعملون عن بعد، وهو ما يؤثر بدوره على إنتاجية الموظفين وقيمتهم بالنسبة للشركة.

وفي ظل الظروف التي يمر بها العالم حاليًا، أضطرت العديد من الشركات إلى اعتماد سياسات للعمل عن بعد حتى تحافظ على الأعمال قائمة بأقل خسائر ممكنة. وإيمانًا منا بدور فريق الموارد البشرية في خلق بيئة عمل فعّالة للموظفين عن بعد، نُشارك معكم في هذا المقال أفضل الممارسات لتنفيذ استراتيجية العمل عن بعد.

كيف تُدير الموظفين عن بعد؟

تتلخص إدارة الموظفين عن بُعد في عنصرين: الاتصال والتعاون. إذا استطعت مُساعدة الموظفين عن بعد على الشعور بالاتصال ببقية الموظفين بشكل دائم، والإعتماد على أدوات لفعّالة لتسهيل التعاون على المشاريع، فأنت على الطريق الصحيح.

العلاقات الشخصية بين الموظفين

العلاقات الإيجابية بين الموظفين داخل بيئة العمل هي عنصر رئيسي لإشراك الموظفين وتعزيز تفاعلهم. في الواقع، أوضح أحد الأبحاث التي أجرتها شركة Gallup أن وجود صداقات وثيقة في بيئة العمل يمكن أن يعزز المشاركة وحس التفاعل. على سبيل المثال، وأعرب الموظفون الذين يتملكون أصدقاء داخل بيئة العمل عن بعد عن سعادتهم بالعمل بنسبة أكثر من غيرهم.

والسبب الرئيسي وراء ذلك هو أننا نقضى معظم ساعات اليوم في العمل، سواء بشكل فعلي داخل المكتب أو عن بعد، ومن الطبيعي أن نرغب في بناء علاقات إيجابية مع أعضاء فريقنا. بالنسبة للموظفين عن بُعد، يمكن أن تكون هذه الصداقات أكثر أهمية وتتطلب جهدًا واعيًا أكثر. وبدون وجود فريق للموارد البشرية والمديرين، وعدم بذل الوقت والجهد لتعزيز العلاقات مع الموظفين عن بعد، يصبح من السهل جدًا على هؤلاء العمال الشعور بالعزلة والترك.

أظهرت دراسة نشرت في مجلة هارفارد بيزنس ريفيو أن الموظفين عن بعد هم أكثر عرضة من الموظفين في الموقع للشعور بقلق من أن زملاء العمل يقولون أشياء سيئة وراء ظهورهم مثلًا، وإجراء تغييرات على المشاريع دون إخبارهم مقدمًا، والضغط عليهم، وعدم إعطاء الأولوية لأفكارهم وأرائهم.

إن بناء ثقافة تعزز الصداقات المفتوحة والإيجابية بين زملاء العمل يمكن أن يساعد في تفكيك بعض هذه المخاوف التي يعاني منها العديد من الموظفين عن بعد.

التعاون بين الفريق

بالإضافة إلى التواصل الشخصي وبناء العلاقات، يحتاج الموظفون عن بُعد أيضًا إلى الشعور بالاتصال المهني - أو ما يُعرف أيضًا باسم التعاون. وبينما يحدث بعض التعاون في الاجتماعات المجدولة أو جلسات العصف الذهني الرسمية، إلا أن معظم هذا التعاون يحدث أثناء المحادثات بين أعضاء الفريق بشكل غير رسمي. في الواقع ، يرتبط هذا التواصل غير الرسمي بزيادة الإنتاجية داخل الفريق بشكل مباشر.

إذا لم تبذل الفرق جهدًا للتعاون والتواصل مع زملائهم الموظفين عن بعد ، فيمكنهم المضي قدمًا في اتخاذ القرارات والمشاريع دون استشارة كل المعنيين. وبالتالي تطرأ مشكلة تؤثر على أداء الموظفين عن بعد وهي عدم التواصل معهم، لأن الفريق ببساطة ربما نسي أو حتى لم يرغب في تخصيص بعض الوقت للتواصل.

وهذا لا يجعل هؤلاء الموظفين البعيدين يشعرون بقدر أقل من المعرفة والتقدير فحسب، ولكن قد تفقد مؤسستك مدخلات وخبرات قيمة. وفي هذه اللحظات من القرارات السريعة واختراقات المشروع، من المهم للغاية إشراك أعضاء الفريق عن بُعد. قد يبدو القيام بذلك أمرًا صعبًا، ولكنه قابل للتنفيذ (وجدير بالاهتمام) باستخدام الاستراتيجيات والأدوات الصحيحة.

أدوات واستراتيجيات العمل عن بعد

أوصت وشجعت جميع التعليمات والقرارات ذات العلاقة لتطبيق العمل عن بُعد. كما أصدرت وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية دليلاً مؤقتًا إرشاديًا للعمل عن بُعد، وهنا مجمل أفكار لتفعيل العمل عن بعد بشكل يعود بالفائدة على الجميع.

  • التأكد من سعة البينة التحتية التقنية في المنشأة والإمكانات.
  • التأكد من استخدام تطبيقات وبرامج مرخصة والانتباه لحقوق الملكية والفكرية
  • تحديد سياسة العمل عن بُعد وإعلانها للموظفين ووضع الشروط والأحكام المتعلقة بها
  • التأكيد على تطبيق أنظمة الأمن السيبرانية
  • التفكير بأفكار خارج عن الصندوق مثل تقسيم الفريق إلى مجموعتين. مجموعة تعمل عن بعد ومجموعة أخرى تحضر إلى مقر العمل ثم تبادل الأدوار بين المجموعتين خلال اليوم، بحيث يقل عدد الأفراد المتواجدين في نفس اللحظة إلى الحد الأدنى.
  • حضور الاجتماعات عن طريق التطبيقات الالكترونية ومنصات التواصل المرئي

ومن أهم قائمة التطبيقات التي يمكن الاستفادة منها لتفعيل العمل عن بُعد:

منصة إدارة عمليات العمل عن بُعد:

  • صلة Silah
  • تيليوورك Teleworks

تطبيقات الاتصال المرئي وعقد الاجتماعات:

  • زووم Zoom
  • سكايب Skype
  • قو-تو-ميتنق GoToMeeting

تطبيقات البريد الالكتروني وادارة المواعيد:

  • جيميل Gmail
  • آوتلوك Outlook
  • أبل ميل AppleMail

تطبيقات مشاركة الملفات والتخزين السحابي:

  • قوقل درايف Google Drive
  • ون درايفOne Drive
  • دروبكس Dropbox

تطبيقات إدارة المستندات والتحرير:

  • مايكروسوفت وورد، اكسل، بوربوينت
  • قوقل دوك وشيت وبرزنتيشن
  • ابل بيج، وكينوت ونمبرز

تطبيقات الدعم الفني عن بعد:

  • Teamviewer
  • AnyDesk

تطبيقات ادارة المشاريع وتوزيع المهام:

  • SmartSheet
  • Redbooth
  • Wrike
  • Fuze

ولا شك أن الاستثمار في البنية التحتية التقنية سهّل تفعيل اجراءات العمل عن بعد وخدمة العميل وهو في مكانه. إن ما نراه اليوم من خدمات الكترونية حكومية شاملة مدعاة للفخر والاعتزاز. نرى اليوم غالبية الجهات الحكومية أعلنت منذ بداية الأزمة للحصول على الخدمات بشكل الكتروني وفعال وسريع. وكذلك الخدمات الالكترونية للبنوك وشركات الاتصالات أدت إلى تقديم خدمة راقية. كذلك تطبيقات التوصيل والخدمات اللوجستية تلعب دورًا بارزًا وواضحًا في إيصال مقدم الخدمة بالعميل وتوصيل المنتج او الوجبة. والأمثلة كثيرة منها:

  • ناجز التابع لوزارة العدل
  • أبشر Absher
  • تطبيقات البنوك جميعها
  • تطبيق MySTC

وكذلك المنشآت التي تستخدم في إداراتها أنظمة الكترونية لإدارة الموارد البشرية وشؤون الموظفين سهّلت تقبلهم للقرار وتفعيله، بل واتخذوا خطوات استباقية حتى قبل القرارات والتعليمات.

استخدام نظام الكتروني لإدارة الموارد البشرية وشؤون الموظفين مثل (جسر) يمكّن من تفعيل العمل عن بُعد في إدارة خدمات الموظفين، ومراجعة الطلبات وتجهيز مسير الرواتب إلخ...

المؤلف: الأستاذ محمود العبدلي وفريق جسر